BAB 6
Variasi Dokumen Pengolah Kata
Tabel,grafik,gambar dan diagram adalah komponen
pelengkap yang terkadang dibutuhkan pada saat pembuatan dokumen untuk
memperjelas atau memberikan keterangan pada pembahasan yang kita buat.
A.Menyisipkan
Tabel
1.Membuat
Tabel Baru
Untuk menambah tabel ke dalam dokumen word
langkah-langkahnya :
a.
Klik tab Insert lalu klik ikon Table pada
grup Tables,
b.
Lalu sorot banyaknya kolom dan baris yang
akan disisipkan,
c.
Apabila kolom dan baris pada tabel yang
disisipkan dalam jumlah banyak,maka setelah menekan ikon Table dilanjutkan
dengan menekan Insert Table yang akan menampilkan kotak dialog Insert Table,
1)
Pada number of columns,tentukan banyak
kolom yang akan disisipkan,
2)
Pada number of rows,tentukan banyak baris
yang akan disisipkan.
d.
Tabel baru akan ditambahkan pada
dokumen.Untuk menambahkan style pada table klik tab menu Design,kemudian klik
style pada ribbon Table Style.
2.Menyisipkan
Baris atau Kolom Baru
Apabila dalam tabel yang telah dibuat terdapat
kekuranagn baris atau kolom, maka kita dapat menyisipkan kolom atau baris baru.
a.
Sorot kolom/baris pada tabel yang
akan disisipkan dengan kolom atau baris baru,
b.
Pada Table Tools,klik tab Layout.Pada
grup Rows & Columns kita dapat memilih pilihan berikut :
1)
Insert Above : untuk menyisipkan baris
baru di atas baris yang disorot,
2)
Insert Below : untuk menyisipkan baris
baru di bawah baris yang disorot,
3)
Insert Left : untuk Mmnyisipkan tabel, baris, sel, dan kolom kiri,
4)
Insert Right : untukmenyisipkan tabel,
baris, sel, dan kolom kanan.
3.Menghapus
Sel,Baris,Kolom atau Table
Apabila dalam tabel yang akan kita buat ada kelebihan
sel,baris atau kolom,maka kita bisa menghapus sel,kolom,atau baris itu,juag
bisa langsung menghapus seluruh tabel yang ada dengan cara :
a.
Sorot kolom atau baris yang akan dibuang,
b.
Pada Table Tools,klik tab Layout.Pada
gtup Rows & Columns,klik perintah Delete dapat memilih pilihan berikut :
1)
Delete Cells untuk menghapus sel yang
ditempati insertion point.
2)
Delete Columns untuk menghapus kolom yang
tersorot.
3)
Delete Rows untuk menghapus baris yang
tersorot.
4)
Delete Table untuk menghapus tabel yang
tersorot.
3.Merubah
Perataan Teks pada Setiap Sel
Teks yang kita masukkan ke dalam tabel dapat dirubah
perataannya dengan menggunakan aligment pada tab Home,di grup paragraph namaun
itu hanya untuk perataan horizontal saja.Kita juga dapat menggunakan perataan
tersebut sekaligusmemposisikan teks berada di bagian atas sel,bagian tengah sel
ataupun bagian bawah sel.Langkah-langkahnya :
a.
Sorot beberapa sel yang akan dirubah
perataan/posisinya,
b.
Pada Table Tools di tab Layout dan grup
Alligment,kita dapat memilih dengan menekan salah satu bentuk perataan atau
posisi dengan keinginan kita.
Untuk
mengatur orientasi/arah teks pada tabel langkah-langkahnya :
a.
Sorot teks pada tabel yang akan dirubah
orientasinya,
b.
Pada Table Tools di tab Layout dan grup
Alligment,kita dapat menekan perintah Text Direction dan lakukan beberapa kali
sehingga arah teks sesuai dengan keinginan kita.
4.Menggabungkan
Sel
Untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu,langkah-langkahnya
:
a.
Sorot beberapa sel yang akan digabung,
b.
Klik perintah Merge Cells pada Table
Tools,di tab Layout dan grup Merge.
5.Mengatur
Lebar Baris atau Kolom
Untuk mengatur ukuran baris atau
kolom,langkah-langkahnya :
a.
Sorot baris atau kolom yang akan diubah
ukurannya,
b.
Klik tab Layout,pengaturan lebar baris
dan kolom terdapat pada ribbon Cell Size.
B.Menyisipkan
Grafik
Dalam membuat naskah kadang-kadang diperlukan grafik
untuk menggambarkan kondisi tertentu,misalnya grafik hasil penjualan.Berikut
ini akan dijelaskan langkah-langkah dalam menyisipkan grafik.
a.
Klik Tab Insert,sehingga muncul ikon-ikon
untuk pembuatan grafik,lali klik Chart,
b.
Akan muncul Chart Type yang berisi
tipe-tipe grafik.Pilih salah satu dengan klik.
c.
Akan muncul tampilan grafik dan jendela
Excel.Pada jendela Excel terdapat tabel yang berhubungan dengan table.Ubah
komponen pada tabel tersebut,
d.
Setelah selesai klik ikon pada
Excel.Grafik pada dokumen Word telah berganti.
C.Menyisipkan
Gambar
1.Menyisipkan
ClipArt
ClipArt adalah gambar atau ilustrasi yang disediakan
Microsoft Word.Gambar-gambar ini dapat ditambahkan dalam teks sehingga
memperindah tampilan teks.Untuk menambahkan ClipArt,dapat melakukan
langkah-langkah berikut :
a.
Klik menu Insert kemudian klik ikon
ClipArt.Sehingga muncul kotak dialog seperti gambar ClipArt,
b.
Lakukan klik pada kotak Organize
clips.Sesaat kemudian,akan muncul kotak dialog “Collection List”
c.
Pada kolom Collection List,kita dapat
memilih sumber ClipArt yang dapat diambil.Khusus untuk mengambil ClipArt dalam
Microsoft Office,lakukan klik ganda pada folder Office Collection.Sesaat
kemudian akan muncul folder-folder pilihan yang memuat ClipArt.Lakukan klik
pada salah satu folder,misalnya folder Buildings.Selanjutnya akan muncul
pilihan gambar-gambar yang dapat diambil.
2.Menyisipkan
Gambar
Ilustrasi yang dapat ditambahkan ke dalam tidak
terbatas hanya ClipArt,gambar referensi lain dapat pula ditambahkan.Untuk
menambahkan gambar dalam teks,dapat melakukan langka-langkah berikut :
a.
Letakkan kursor di bagian dokumen yang
diinginkan.Klik menu Insert,kemudian pilih Picture.Lanjutkan dengan memilih
From File.Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Picture,
b.
Caliah letak gambar yang diinginkan pada
kotak Look in,
c.
Klik nama file gambar tersebut,
d.
Klik Insert sehingga gambar menyisip
dalam dokumen.
D.Membuat
Mail Merge
Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal.Namun dengan
berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007,pengguna akan sedikit
mengalami kesulitan.Pada Tutorial kali ini,kita akan membahas langkah-langkah
sederhana menggunakan Mail Merge pada Microsoft Word 2007 :
1.
Tuliskan kata ‘kepada’ dan ‘di’ pada
lembar kerja MS Word 2007,
2.
Pilih menu Mailing,
3.
Pilih menu Start Mail Merge,
4.
Pilih menu Step by Step Mail Merge
Wizard,
5.
Di sebelah kanan akan muncul sub menu
mail merge.Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam surat.Setelah itu
lanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah,
6.
Pada step ke-2,pilihlah Use The Current
Document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal
telah dibuat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di
bawah,
7.
Pilih Type a new list membuat daftar atau
data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat.Lanjutkan dengan
menekan menu Create,
8.
Setelah muncul menu New Addres List,pilih
sub menu Customize Addres List.Sub menu ini digunakan jika hendak mengganti
judul data yang akan dimasukkan,
9.
Pada sub menu tersebut telah terdapat
daftar judul data.Untuk menghapusnya tekan menu Delete,
10. Untuk memasukkan judul data yang baru sesuai
kainginan,pilihlah menu Add.Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data
yang dibutuhkan dengan menekan menu Insert.Tekan OK untuk mengakhiri,
11.
Setelah proses itu selesai,isilah judul
data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry.Untuk
mengakhiri tekan OK,
12. Secara otomatis akan muncul menu Save.Simpanlah data
yang tadi telah dibuat,misalnya di “My Document”.Beri nama file data
tersebut,misalnya “latihan Mail Merge”.Setelah itu akan muncul menu data yang
dimasukkan pilihlah OK,
13. Namun jika menemukan ada data yang salah saat anda
masukkan,maka klik nama file yang ada di kolom data source.Lalu pilih menu
Edit,
14. Jika sudah kembali ke lembar kerja MS Word,pilihlah
menu Insert Merge Field,
15. Masukkan judul data pada tempat yang sesuai.Misalnya
nama dimasukkan setelah kata “kepada”.
16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Result
hasilnya,
17. Untuk mencetak dokumen yang dibuat klik “Office
button”.Kemudian pilih Print,
18. Muncul kotak dialog Print.Pilih jenis printer pada
kotak Name.Pada Page range pilih “All” untuk mencetak semua halaman,pilih
Current page untuk mencetak halaman yang ditampilkan,dan kotak Copies
untuk jumlah salinan dokumen yang akan dicetak.
19. Klik OK untuk mencetak.
·
·
·
·
0 komentar:
Posting Komentar